Vorlagen für Einverständniserklärungen, Anmeldebögen u.ä.

[Erste Seite: Anschreiben mit Briefkopf der Organisation/Pfarrei]

Kurzer, informativer Text, der

• die Ferienfreizeit (inkl. Leistungen) grob beschreibt,
• zur Teilnahme einlädt,
• die Kosten nennt,
• Infos zum Transfer/der Unterbringung/Unterkunft enthält,
• die Anmeldefrist (inkl. dem Ort, wo die Anmeldungen abgegeben werden müssen) sowie
• die verantwortlichen Ansprechpartner/-innen samt Kontaktdaten nennt.
• Wer mag, kann das Anschreiben bereits mit Infos zur An- und Abreise, dem Termin für einen Eltern-Abend und ein Nachtreffen sowie eine Pack-Liste ergänzen.

[Zweite & ggf. dritte Seite:] Anmeldung zur [Ferienfreizeit + Jahr ergänzen]

Hiermit melde ich meine Tochter/meinen Sohn verbindlich für die [Ferienfreizeit der Organisation/Pfarrei ergänzen] in der Zeit vom [TT.MM. bis zum TT.MM. ergänzen] in [Zielort ergänzen] an.

Angaben zur Teilnehmerin/zum Teilnehmer:

Name:
Vorname:
Geburtsdatum:
Straße/Hausnummer:
PLZ/Wohnort:
Telefon:
Mobilfunknummer:
E-Mail:
[ggf. weitere Felder wie Pfarrei, Notfallkontakt etc. ergänzen]

Wichtige Informationen für das Leiter/-innen-Team [ggf. irrelevante Punkte löschen]:

Kontaktdaten des/der Erziehungsberechtigten:

Name:
Vorname:
Straße/Hausnummer:
PLZ/Wohnort:
Telefon:
Mobilfunknummer:
E-Mail:

Mein Kind kann und darf in öffentlichen Bädern [ggf. ergänzen: im Meer/in Seen] unter der regulären Aufsicht durch das Badpersonal schwimmen. Es darf sich in Gruppen von mindestens drei Personen ohne durchgängige unmittelbare Aufsicht durch die Gruppenleiter/-innen eigenständig im Bad bewegen.
Ja/Nein

Mein Kind hat Einschränkungen beim Essen?
Ja/Nein/Wenn ja, welche?

Mein Kind muss regelmäßig Medikamente einnehmen?
Ja/Nein/Wenn ja, welche?

Darüber hinaus muss folgendes beachtet werden (z. B. Allergien o. ä.):

Hiermit erkläre ich mein Einverständnis für die nachfolgenden Reisebedingungen [ggf. irrelevante Punkte löschen]:

1. Mein Kind kann an allen Aktivitäten teilnehmen und ohne unmittelbare Aufsicht durch die Betreuer/-innen an Geländespielen teilnehmen bzw. sich tagsüber, kurzfristig zu einer festgesetzten Zeit, ohne Begleitung eines Betreuers/einer Betreuerin, mit mindestens zwei weiteren Teilnehmern/-innen in einem klar bestimmten Bereich aufhalten.
2. Mein Kind kann auf meine Kosten nach Hause geschickt werden bzw. ich bin bereit, es vorzeitig abzuholen, wenn mein Kind eine erhebliche Eigen- oder Gruppengefährdung herbeiführt, extrem gruppenstörendes Verhalten aufweist oder vergleichbare Anlässe/Situationen verursacht.
3. Sollte mein Kind nicht an der [Bezeichnung der Ferienfreizeit ergänzen] teilnehmen können, so besteht ein Anspruch auf Rückzahlung des Teilnehmerbeitrags nur, soweit der [Name der Organisation/Pfarrei ergänzen] dadurch Aufwendungen (bspw. Stornokosten) erspart bleiben.
4. Sollte die Durchführung der [Bezeichnung der Ferienfreizeit ergänzen] wider Erwarten seitens des Veranstalters [ggf. ergänzen: „oder aufgrund von gesetzlichen Auflagen infolge von COVID-19“] insgesamt unmöglich werden, so habe ich, außer dem Recht auf Rückzahlung des Teilnehmer/-innen-Beitrages, keine Ansprüche gegenüber dem Veranstalter. [falls vorhanden oder aufgrund der Art der Reise 👨‍⚖️👉 juristisch notwendig (§ 651a BGB): 📃 Insolvenzversicherung inkl. entsprechender Police-Nr. ergänzen]
5. Sollte ich bei akuter Gefahr für Leben oder Gesundheit meines Kindes nicht erreichbar sein, so ist einer der hauptamtlichen Begleitpersonen entscheidungsbefugt. Dabei wird diese dem Rat eines Arztes folgen.
6. Besuche während der [Bezeichnung der Ferienfreizeit ergänzen] sind nicht erwünscht und können nur in Rücksprache mit dem Leiter/-innen-Team erfolgen.
7. Mein Kind wird nur gesund und frei von ansteckenden Krankheiten an der [Bezeichnung der Ferienfreizeit ergänzen] teilnehmen. [ggf. Impfpassus ergänzen] Über sonstige Krankheiten und andere Besonderheiten werde ich die hauptamtlichen Begleitpersonen mithilfe dieses Anmeldebogens vor der Abreise informieren.
8. Ich weise mein Kind darauf hin, dass  Messer, Feuerzeuge oder sonstige gefährliche Gegenstände sowie alkoholische Getränke und gruppenstörende elektronische Geräte (wie z.B. Spielekonsolen, Lautsprecher o.ä.) nicht mitgenommen werden dürfen und bei Zuwiderhandlung von den Gruppenleiter/-innen für den Zeitraum der [Ferienfreizeit] eingesammelt werden können.
9. Den Kostenbeitrag für die [Bezeichnung der Ferienfreizeit ergänzen] überweise ich fristgerecht bis zum [Datum einfügen] auf folgendes Konto [Bankverbindung mit IBAN einfügen].
10. [Achtung: die Datenschutzklausel sollte im Idealfall deutlich umfangreicher sein] Ich stimme der verwaltungstechnisch notwendigen (digitalen) Verarbeitung und Speicherung der oben angegebenen Daten zu und nehme zur Kenntnis, dass die Löschung der Daten nach Abschluss der verwaltungsmäßigen Abwicklung der [Bezeichnung der Ferienfreizeit ergänzen] auf meinen Wunsch hin erfolgen kann. Die Löschung der Daten erfolgt spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen [bei Freizeitmaßnahmen: 10 Jahre].

Ich willige allen oben genannten Punkten ein und erkläre mit meiner Unterschrift die Richtigkeit der Angaben und die Einhaltung der Erklärungen. Soweit ich das Sorgerecht für mein Kind nicht alleine habe, erkläre ich die Anmeldung auch in Vertretung für alle Mitsorgeberechtigten.

Ort/Datum/Unterschrift des/der Erziehungsberechtigten

[ggf. hier noch einmal zusätzlich die Kontaktdaten der Verantwortlichen ergänzen – es empfiehlt sich, das Anmeldeformular in zweifacher Ausführung zu verschicken/auszugeben, damit ein Exemplar bei den Erziehungsberechtigten verbleibt]

[Briefkopf der Organisation/Pfarrei ergänzen]

Einwilligung zur Anfertigung, Verwendung und Veröffentlichung von Video-, Ton- und Fotoaufnahmen

Die [Organisation/Pfarrei ergänzen] verpflichtet sich zur Einhaltung des Kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG) und des Rechts am eigenen Bild. Da im Rahmen der [Bezeichnung der Ferienfreizeit ergänzen] (z. B. während Workshops, Geländespielen, Gottesdiensten etc.) Video-, Ton- oder Fotoaufnahmen angefertigt werden könnten, bitten wir Sie, im Folgenden anzukreuzen, mit welchen Bestimmungen Sie einverstanden sind. Unzutreffendes bitte durchstreichen.

Vor-/Nachname (des Kindes/des Jugendlichen):
Straße/Hausnummer:
PLZ/Ort:
E-Mail*:
Telefon*:

(* freiwillige Angabe)

[Tipp: die einzelnen Punkte für die Verarbeitung in einer Excel-Tabelle (o.ä.) bereits im Formular neben dem Ankreuzfeld durchnummerieren, z.B. DS01 für Datenschutzfrage Nr.1 – so muss man dann in der Tabelle nur noch eine Markierung für Ja/Nein eigeben und spart sich zugleich in der Tabellen-Kopfzeile den langen Text der einzelnen Punkte]

• Ich bin/Wir sind damit einverstanden, dass im Rahmen der [Bezeichnung der Ferienfreizeit ergänzen] Foto-, Ton- und Videoaufnahmen von meinem Kind/von mir angefertigt werden.
• Die angefertigten Foto-, Ton- und Videoaufnahmen dürfen auf der Wesite [Adresse der Website ergänzen] der [Organisation/Pfarrei ergänzen] veröffentlicht werden.
• Die angefertigten Foto-, Ton- und Videoaufnahmen dürfen auf [Social Media Kanäle ergänzen] der [Organisation/Pfarrei ergänzen] veröffentlicht werden.
• Die angefertigten Fotoaufnahmen dürfen in der Print-Version des [Printmedium ergänzen, z.B. Pfarrbrief] veröffentlich werden.
• Die angefertigten Fotoaufnahmen dürfen für Flyer/Plakate verwendet werden, um kirchliche Arbeit und kirchliches Leben innerhalb der [Organisation/Pfarrei ergänzen] darzustellen.
• Wir sind/Ich bin damit einverstanden, dass Foto-, Ton und Videoaufnahmen, welche für die oben angeführten Zwecke angefertigt wurden (vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung), auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert werden dürfen.

Wir nehmen/Ich nehme zur Kenntnis, dass trotz aller technischen Vorkehrungen digitale Bilder oder Videos aus dem Internet kopiert, anderweitig verwendet oder auch verändert werden können, ohne dass die [Organisation/Pfarrei ergänzen] dies weiß oder darauf Einfluss hätte.

Die [Organisation/Pfarrei ergänzen] verpflichtet sich, die Foto-, Ton- und Videoaufnahmen ohne personenbezogene Daten zu veröffentlichen.

Wir wurden/Ich wurde hiermit darauf hingewiesen, dass wir unsere/ich meine Einwilligung bei [Organisation/Pfarrei ergänzen] jederzeit – auch teilweise – widerrufen können/kann, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen. Jede Änderung dieser Einwilligungserklärung einschließlich dieser Klausel selbst bedarf der Schriftform.

Als gesetzliche Vertreter erklären wir/erkläre ich hiermit unser Einverständnis mit den oben genannten Punkten.**
Bei Personen ab 16 Jahren: Ich erkläre hiermit mein Einverständnis mit den oben genannten Punkten.**

(** Unzutreffendes bitte streichen)

Ort/Datum/Unterschrift des/der Erziehungsberechtigten bzw. des Jugendlichen (ab 16 Jahren) oder junger Erwachsener

[hier für Rückfragen die Kontaktdaten der Verantwortlichen und der Organisation/Pfarrei ergänzen – es empfiehlt sich, das Formular in zweifacher Ausführung zu verschicken/auszugeben, damit ein Exemplar bei den Erziehungsberechtigten verbleibt]